Les systèmes de notes de frais sont essentiels pour enregistrer les dépenses des employés et les achats par carte de crédit. Avec le bon logiciel, le processus d'enregistrement, de soumission, d'approbation et de remboursement des dépenses est rationalisé et automatisé.
Cela permet non seulement de réduire le temps et les efforts des employés et des équipes financières, mais aussi d'améliorer l'efficacité, la précision et la conformité de la gestion des dépenses de l'entreprise.
La connexion de votre système de notes de frais à votre outil de planification des ressources de l'entreprise (ERP) permet un transfert transparent des informations, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données. Cette intégration permet de réduire le temps consacré au rapprochement des dépenses, de mieux utiliser les fonctionnalités de l'ERP en matière de rapports et de contrôles et, en fin de compte, d'améliorer la gestion financière et l'efficacité opérationnelle.
Toutefois, ces systèmes doivent souvent partager des informations avec d'autres systèmes connexes tels que les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) ou les systèmes de paie. Pour vous aider à y voir plus clair, nous allons explorer différentes architectures pour connecter votre ERP à votre système de notes de frais.
Demandez plus d'informations sur les architectures d'intégration des notes de frais à l'ERP NetSuite
Intégration des rapports de dépenses NetSuite avec les systèmes HRIS/HCM
Examinons une architecture impliquant un système SIRH/gestion du capital humain (HCM). Les entreprises dotées d'un SIRH/GCH investissent généralement beaucoup dans la gestion de la main-d'œuvre, ce qui nécessite un système robuste pour capturer et conserver ces informations.
Si une partie importante du personnel est responsable des dépenses (par exemple, les consultants dans les sociétés de services professionnels), l'échange de données avec d'autres systèmes devient crucial.
Dans cette configuration, le logiciel de gestion des dépenses se connecte directement à une banque pour payer les dépenses, convertissant les rapports approuvés en paiements. Les paiements peuvent également être traités par le biais de la paie, ce qui nécessite une intégration avec le système SIRH/HCM.
Le SIRH/HCM contient généralement les données de base des employés. Pour que le système de notes de frais reste à jour, une intégration synchronise les informations relatives aux employés. En outre, l'intégration avec l'ERP enregistre l'impact financier des dépenses payées, en créant une entrée de journal dans l'ERP.
Le diagramme ci-dessous illustre ce modèle. Les informations sur les employés sont stockées dans le SIRH/HCM et transmises au système de notes de frais.
Les employés saisissent des dépenses, qui sont payées soit directement à partir du système de notes de frais, soit renvoyées au SIRH/HCM pour le traitement de la paie. Après le paiement, l'ERP est mis à jour pour refléter la situation actuelle. Les comptes du grand livre général (GL) de l'ERP sont régulièrement synchronisés avec le système de notes de frais, ce qui garantit l'exactitude des écritures comptables.
Note: Tenir compte de l'impact sur le stockage et la gestion des informations sur le personnel.
Étant donné que les informations relatives au personnel se trouvent à la fois dans le SIRH et dans le système de notes de frais, il convient de veiller à minimiser les données sensibles stockées et à gérer les risques en matière de sécurité.
Synchronisation des rapports de dépenses avec NetSuite ERP pour la refacturation et l'automatisation
Dans cette architecture, les détails des notes de frais sont synchronisés avec l'ERP, ce qui est utile pour facturer les dépenses aux clients. En transférant les notes de frais vers l'ERP, les dépenses facturables peuvent être interceptées et les factures des clients générées.
Pour les petits effectifs ne nécessitant pas de SIRH, cette configuration peut encore être viable moyennant de légères modifications. Par ailleurs, les notes de frais peuvent être transférées directement dans l'ERP pour être payées, en particulier si le système de notes de frais ne dispose pas d'intégrations bancaires ou s'il a des besoins spécifiques.
Exemple: Consolidation des informations au sein de votre ERP
Une autre option consiste à intégrer la note de frais dans l'ERP pour un paiement direct. Cette architecture fonctionne également si le système de notes de frais ne dispose pas d'intégrations bancaires ou si des besoins spécifiques requièrent des détails de l'ERP.
L'ERP peut également transmettre les informations à un système de paie pour qu'il effectue les paiements. Il pourrait également s'agir d'un système SIRH/HCM, mais nous opterons pour un logiciel spécialisé dans ce cas d'utilisation. Cette configuration peut impliquer la synchronisation de tous les postes de dépenses et des données de base telles que les comptes GL, les employés, les départements et les filiales.
Bien que la synchronisation entre des systèmes dont les fonctions se chevauchent puisse sembler lourde, il peut être avantageux de tirer parti des fonctionnalités existantes de l'ERP (rôles, autorisations, approbations, informations bancaires, rapports consolidés, automatisation des comptes fournisseurs, etc.) Cette architecture s'intègre de manière transparente aux processus de paie existants, ce qui réduit la nécessité d'intégrer directement les systèmes de notes de frais.
Cependant, comme les informations sur les employés se trouvent dans trois systèmes (paie, ERP et notes de frais), des considérations de sécurité supplémentaires sont nécessaires pour gérer les données du personnel.
Gestion des rapports de dépenses au sein de l'ERP NetSuite (pas d'intégration)
L'architecture finale est une approche "sans intégration" ou centralisée, dans laquelle les notes de frais sont entièrement contenues dans l'ERP. Ce modèle convient aux entreprises qui se trouvent dans la phase initiale avant de choisir un SIRH ou un système de notes de frais, à celles qui ont de petits volumes de notes de frais ou à celles qui ont besoin d'un délai d'exécution rapide pour les dépenses refacturables.
Les notes de frais peuvent être stockées dans un système ERP, ce qui élimine le besoin de systèmes distincts et d'intégrations. Vous pouvez toujours payer directement à partir de l'ERP ou par l'intermédiaire de systèmes de paie ou de SIRH/HCM.
Le fait de tout centraliser dans un seul logiciel vous permet d'exploiter les fonctionnalités existantes de l'ERP. Certaines politiques d'entreprise peuvent exiger un paiement quotidien ou l'importation manuelle des dépenses à la fin du mois.
Le fait de conserver les notes de frais dans l'ERP permet de représenter les dépenses par carte de crédit en tant que fournisseurs et de les payer à l'aide de factures de fournisseurs. Cette architecture est également plus sûre, mais l'approbation et les politiques peuvent ne pas être aussi élaborées que dans les systèmes de notes de frais natifs.
FAQ sur l'intégration des notes de frais dans NetSuite
- NetSuite peut-il automatiser l'approbation des notes de frais ?
Oui. NetSuite vous permet de définir des flux d'approbation personnalisés pour les rapports de dépenses en fonction des rôles, des départements ou des montants. - Avec quels systèmes NetSuite peut-il s'intégrer pour les rapports de dépenses ?
Les systèmes les plus courants sont les plateformes SIRH (comme Workday ou ADP), les systèmes de paie et les outils de gestion des dépenses tiers comme Expensify ou Concur. - Est-il préférable de gérer les dépenses directement dans NetSuite ?
Cela dépend. Les petites entreprises peuvent bénéficier de l'utilisation des fonctionnalités natives de NetSuite, tandis que les grandes entreprises utilisent souvent des outils tiers. - Dans quelle mesure NetSuite est-il sécurisé pour le stockage des données relatives aux dépenses des employés ?
NetSuite offre un accès robuste basé sur les rôles et le cryptage pour garantir la protection des données sensibles.
Pourquoi choisir GURUS pour l'intégration des rapports de dépenses dans NetSuite ?
Le choix du bon partenaire NetSuite est crucial pour une intégration réussie du système de notes de frais. Solutions GURUS se distingue par son expertise et son expérience dans la mise en œuvre de NetSuite. Notre équipe comprend la complexité de la connexion des systèmes de notes de frais à votre ERP NetSuite et aux systèmes connexes.
Avec Solutions GURUS, vous pouvez vous attendre à une solution sur mesure qui s'aligne sur les besoins et les processus de votre entreprise. Nous évaluons votre architecture actuelle, identifions l'approche d'intégration optimale et assurons un flux de données transparent entre les systèmes.
Notre objectif est de rationaliser votre processus de reporting des dépenses, d'améliorer la précision et d'accroître l'efficacité globale.
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