Comment Opportunity Fund a développé ses activités à but non lucratif dans 45 États grâce à NetSuite ERP

Le défi : dépasser les systèmes existants dans une organisation à but non lucratif en pleine croissance

Nous avons rencontré Nicole Letellier, vice-présidente de la comptabilité et du contrôle de gestion de l'organisation à but non lucratif, pour discuter de la mise en œuvre de NetSuite et de l'expérience de travail avec GURUS.

L'équipe d'Opportunity Fund, qui existe depuis des décennies, a été confrontée à l'impact croissant de la technologie sur le secteur à but non lucratif. Leur public, leurs investisseurs et le nombre d'entrepreneurs et de propriétaires de petites entreprises qui avaient besoin de leur aide augmentaient très rapidement. L'organisation supervisait un certain nombre de processus de plus en plus complexes et importants pour la gestion des donateurs, les exigences en matière de rapports détaillés, la comptabilité des subventions, la gestion des audits dans plusieurs États - et s'efforçait de suivre tout cela sur d'anciens systèmes qui ne suivaient tout simplement pas la croissance de l'organisation.

Pour les organisations à but non lucratif qui gèrent des opérations dans plusieurs États, les limites des systèmes existants deviennent particulièrement pénibles. La gestion des donateurs, la comptabilité des subventions, la conformité aux audits multi-États et les rapports détaillés exigent tous des données en temps réel et une automatisation, ce que les outils obsolètes ne peuvent pas fournir.

Sans une plateforme ERP moderne, le personnel finit par consacrer plus de temps aux tâches administratives manuelles et moins de temps à la mission qu'il est censé soutenir.

Comment Solutions GURUS a implanter l'ERP NetSuite pour Opportunity Fund

Grâce à une approche collaborative, l'équipe NetSuite de Solutions GURUS a pu aider Opportunity Fund à développer les meilleures fonctionnalités ERP pour soutenir sa cause. De la simplification des importations de données à l'exploitation des capacités sophistiquées de NetSuite en matière de gestion des donateurs et de multinationales, ils sont désormais en mesure de gagner le temps qu'ils consacraient auparavant aux processus manuels et de l'investir dans leur mission afin d'avoir un impact plus important.

Les principaux domaines concernés par l’implantation de l'ERP NetSuite comprenaient:

• Des outils de gestion des donateurs pour suivre et gérer une base d'investisseurs et de sympathisants en pleine expansion

• Des fonctionnalités de comptabilité des subventions pour un suivi et un reporting précis de toutes les sources de financement

• Gestion des audits multi-États pour assurer la conformité dans 45 États

• Importation automatisée des données remplaçant les processus manuels sujets aux erreurs

• Capacités multinationales et multi-entités pour soutenir l'expansion opérationnelle d'Opportunity Fund Rapports détaillés et visibilité en temps réel pour la direction et les parties prenantes

Résultats de l'ERP NetSuite pour Opportunity Fund

Depuis l’implantation de l'ERP NetSuite avec Solutions GURUS, Opportunity Fund a :

• Remplacer les anciens systèmes qui ne pouvaient pas suivre le rythme de la croissance de l'organisation.

• Rationaliser la gestion des donateurs, la comptabilité des subventions et les processus d'audit dans plusieurs États.

• Réduire le temps consacré à la saisie manuelle des données et aux tâches administratives.

• Bénéficié de rapports en temps réel et d'une visibilité pour la direction, les donateurs et les parties prenantes.

• Libéré du temps pour le personnel afin de le réinvestir directement dans la mission de l'organisation, qui consiste à soutenir les entrepreneurs défavorisés.

Perspectives d'avenir : étendre l'impact avec NetSuite ERP

Aujourd'hui, l'organisation californienne souhaite développer ses activités dans les 45 États qu'elle dessert et étendre son soutien financier à un plus grand nombre d'entrepreneurs que jamais. L'organisation espère que les propriétaires de petites entreprises, de tous horizons, recevront l'aide dont ils ont besoin et qu'ils pourront jouer un rôle dans la création de nouveaux emplois et la promotion de l'innovation sur le marché commercial américain en plein essor.

Grâce à NetSuite ERP et à Solutions GURUS, son partenaire de longue date, Opportunity Fund dispose désormais d'une infrastructure cloud lui permettant de poursuivre sa mission, d'étendre ses activités à de nouveaux États, de gérer des structures de subventions plus complexes et d'aider davantage d'entrepreneurs sans être freiné par des processus manuels ou des technologies obsolètes.